Como se preparar para a escrituração informatizada?

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Respondido por Alexandre Galhardo, especialista em tributos

São Paulo – No passado os dados processados pelas empresas eram checados pelo Fisco, mas com os sistemas todos informatizados, como prevê o Sped (Sistema Público de Escrituração Digital), haverá cruzamento e compartilhamento de todos os dados de uma forma muito mais automática e conseqüentemente as empresa correm muito mais risco de serem autuadas em função de erros de processamento de informações.

Por isso, é preciso que os pequenos negócios entendem não só como incluir as informações solicitadas no novo sistema, mas sim como esses dados serão apurados. O primeiro passo para se adaptar à nova realidade da escrituração informatizada é entender profundamente o modelo Sped.

O Sped tem com um dos objetivos a aceleração e identificação de ilícitos tributários nas informações, gerando uma fiscalização mais efetiva nas operações como o cruzamento de dados e auditoria eletrônica visando diminuir esquemas de fraudes ocorridas nos sistemas convencionais.

O problema é que muitos negócios não têm processos claros para fazer essas modificações. Por isso, faça uma reavaliação dos sistemas e processos internos usados na empresa para identificar possíveis brechas e falhas.

Será necessário ainda adequar pessoas, processos e sistemas informatizados através de investimento em treinamento de pessoal e tecnologia. O custo deste investimento para a adaptação das empresas vai de R$ 50 mil a R$ 100 mil, dependendo do tamanho do negócio.

Para evitar dor de cabeça com a receita no futuro, faça uma auditoria prévia para começar os processos sem contingências. Por fim, modele um novo fluxo operacional. Quem não se antecipar e deixar para a última hora terá sérios problemas pelo fato das multas serem elevadas e proporcionais ao faturamento das empresas.

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Alexandre Galhardo é especialista em gestão fiscal-tributária e articulista do site www.seuconsultorfiscal.com.br.